外贸给公海客户如何发信息

选择便于客户接收的信息类型

外贸公司给公海客户发信息时,首先应考虑客户信息接收的便利程度。邮件是最常见和便于跟进的信息类型,但需要判断客户是否方便接收邮件。如果客户工作地点网络受限,则短信和电话可能更高效。此外,通过了解客户行业特征,也可以选择其它适宜的通讯应用进行联系,例如WhatsApp等。

选择合适的时机发送信息

其次需要考虑信息发送的时机。一般在工作日的中午和下午 sendsms 较为合适,不宜擅自在工作日的早上8点前和晚上7点后进行联系,以免打扰客户。此外周末及寒暑假期也应避免联系,除非事先与客户沟通过。此外需要判断公海地区是否有宗教或节假日,避开这些日期进行联系同样很重要。

邮件内容应准确且简洁

外贸信息内容准确且简明为重。邮件主题行要表达出目的,例如询问报价或询问下单事宜等。邮件内容以问好开头,然后清晰说明询问内容,并给出自身公司基本情况。内容不要复杂臃肿,几句话即可表达要旨。此外一定不要发布广告邮件,内容若与实际需求不符很容易被误认为垃圾邮件。

附件名称要规范

如果邮件需要带附件,附件的名称一定要规范且清楚标注内容。例如报价单_20190101.xlsx表明这是2019年1月1日的报价单模板。不要使用类似1.doc或Product photos等来命名,否则客户无法据此判断附件含义。附件容量不宜过大,若有图片等文件大于5M,可提供网上下载链接给客户。

跟进信息反馈

发完信息后,需要在2-3个工作日内跟进察看客户是否有回应。如果长时间无回音,可以通过电话联系客户确认是否收悉信息,是否需要提供补充资料。及时跟进能提高信息处理效率,给客户一种对话感也更易拉近关系。如果客户表明无意进一步商谈,则确定不再进行下一次联系,以免烦扰客户。

语言表达要得体规范

在与公海客户沟通交流时,语言表达应当得体和规范。不使用地域性俚语和口语,书写标准的国际通用英文。邮件署名下注明联系方式 including 电子邮箱和固定电话。对一些法律和药品类产品,还需要追加公司简介和资质说明。语气要礼貌亲切,避免性别或种族成分相关的用语,保持尊重和包容的态度。

分享有益信息赢取信任

除直接业务需求外,也可以适度分享一些和自己行业相关的有益资讯及知识给公海客户,如同业动态、行业趋势等。这能帮助客户拓宽见解,也有利于初期建立信任感。不过信息内容必须真实可靠,切忌传播未调查过或不实的讯息。分享知识需要得体高效,不到万不得已不要给客户发类似广告式或推销性很强的邮件。

常见问答(FQAS)

外贸公司给公海客户首选什么类型的信息发送?

外贸公司给公海客户发信息时,首选考虑客户信息接收的便利程度。邮件是最常见和便于跟进的信息类型,但需要判断客户是否方便接收邮件。如果客户工作地点网络受限,则短信和电话可能更高效。此外,通过了解客户行业特征,也可以选择其它适宜的通讯应用进行联系,例如WhatsApp等。

外贸公司应避免什么时间给公海客户发送信息?

一般在工作日的中午和下午 sendsms 较为合适,不宜擅自在工作日的早上8点前和晚上7点后进行联系,以免打扰客户。此外周末及寒暑假期也应避免联系,除非事先与客户沟通过。此外需要判断公海地区是否有宗教或节假日,避开这些日期进行联系同样很重要。

外贸邮件内容应如何书写?

邮件主题行要表达出目的,例如询问报价或询问下单事宜等。邮件内容以问好开头,然后清晰说明询问内容,并给出自身公司基本情况。内容不要复杂臃肿,几句话即可表达要旨。此外一定不要发布广告邮件,内容若与实际需求不符很容易被误认为垃圾邮件。

如何给公海客户发送附件?

如果邮件需要带附件,附件的名称一定要规范且清楚标注内容。例如报价单_20190101.xlsx表明这是2019年1月1日的报价单模板。不要使用类似1.doc或Product photos等来命名,否则客户无法据此判断附件含义。附件容量不宜过大,若有图片等文件大于5M,可提供网上下载链接给客户。

外贸公司应如何跟进客户信息反馈?

发完信息后,需要在2-3个工作日内跟进察看客户是否有回应。如果长时间无回音,可以通过电话联系客户确认是否收悉信息,是否需要提供补充资料。及时跟进能提高信息处理效率,给客户一种对话感也更易拉近关系。如果客户表明无意进一步商谈,则确定不再进行下一次联系,以免烦扰客户。

更新时间:2024-09-21